Program Kerja BAK tahun 2014


Program Kerja BAK tahun 2015

PROGRAM KERJA BIDANG AKADEMIK DAN KERJASAMA 2015
NO KEGIATAN JADWAL KEGIATAN (bulan)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Penerimaan Mahasiswa Baru
a. Jalur SNMPTN
a. Sosialisasi Penerimaan Maba
b. Pendaftaran Maba online
c. Proses Seleksi Maba
d. Proses Pengumuman Penerimaan
e. Daftar Ulang Tahap I ( pemberian raport kpd Universitas)
f. Proses Verifikasi Raport Camaba
g. Proses Pengumuman Kelolosan Verifikasi Raport
h. DU Berkas Akademik&Berkas UKT & Pengembalian Raport
i. PK2 Maba serentak se Universitas Brawijaya (D3&S1)
j. Visitasi Mahasiswa Bidik misi Jalur SNMPTN
k. Seleksi dan pengumuman mahasiswa Bidik Misi Jalur SNMPTN
b. Jalur SBMPTN
a. Pengumuman Penerimaan Maba
b. Pendaftaran Maba online
c. Test penerimaan Maba
d. Proses Seleksi camaba
e. pengumuman camaba
f. daftar ulang camaba ( Pemberian berkas Akademik&UKT)
g. PK2 Maba serentak se Universitas Brawijaya (D3&S1)
i. Visitasi Mahasiswa Bidik misi Jalur SBMPTN
j. Seleksi dan pengumuman mahasiswa Bidik Misi Jalur SBMPTN
c. Jalur SPMK
a. Pengumuman Penerimaan Maba
b. Pendaftaran Maba online
c. Test penerimaan Maba
d. Proses Seleksi camaba
e. pengumuman camaba
f. daftar ulang camaba ( Pemberian berkas Akademik&UKT)
g. PK2 Maba serentak se Universitas Brawijaya (D3&S1)
d. SAP
a. Pengumuman Penerimaan Maba
b. Pendaftaran Maba online
c. Test penerimaan Maba oleh Fakultas
d. Proses Seleksi camaba oleh Fakultas
e. pengumuman camaba
f. Daftar Ulang(biasanya jadi 1 dengan spmk dan DU Vokasi)
g. PK2 Maba serentak se Universitas Brawijaya (D3&S1)
e. Vokasi
a. Pengumuman Penerimaan Maba
b. Pendaftaran Maba online
c. Test penerimaan Maba
d. Proses Seleksi camaba
e. pengumuman camaba
f. daftar ulang camaba ( Pemberian berkas Akademik&UKT)
g. PK2 Maba serentak se Universitas Brawijaya (D3&S1)
f. Afirmasi
a. Pendaftaran Maba Offline
b. Proses Seleksi camaba
c. pengumuman camaba
d. Daftar Ulang Maba Afirmasi (dilakukan di lantai 2)
e. PK2 Maba Afirmasi
g. Difabel
a. Pengumuman Penerimaan Maba
b. Pendaftaran Maba
c. Test penerimaan Maba
d. Pengumuman camaba
e. Daftar Ulang ?
f. PK2 Maba serentak se Universitas Brawijaya (D3&S1)
h. Program Pasca Sarjana (S2, S3, Spesialis, dan Profesi)
a. Pengumuman Penerimaan Maba
b. Pendaftaran Maba oleh Fakultas
c. Test penerimaan Maba oleh Fakultas
d. Pengumuman camaba
e. Daftar Ulang di Fakultas masing-masing
f. PK2 Maba Pasca Sarjana
2 Foto KTM
a. Maba Pasca Sarjana
a. Persiapan foto
b. Proses foto dan langsung dibagikan ke mahasiswa
b. Maba S1 UB Malang
a. Persiapan pembagian foto perfakultas
b. Persiapan foto KTM (alat-alat foto)
c. Pengumuman foto ktm ke fakultas-fakultas dan web
d. Proses pelaksanaan foto ktm dan pembagian
e Rusak/Hilang (Penggantian)
a. Proses KTM dengan syarat-syarat yang telah ditentukan
3 Pembuatan Soal
a. SPMK
a. Persiapan hubungi pembuat soal
b. Karantina pembuatan soal
c. Penggandaan soal
d. Pendistribusian soal dalam keadaan tersegel
b. Vokasi
c. a. Persiapan hubungi pembuat soal
b. Karantina pembuatan soal
c. Penggandaan soal
d. Pendistribusian soal dalam keadaan tersegel
4 Penentuan Daya Tampung
a. Mengirim surat ke Dekan untuk mengisi daya tampung tiap prodi
b. Perekapan Daya tampung
c. Koreksi daya tampung oleh kabag
d. Upload daya tampung di website
e. Laporan daya tampung ke Panitia pusat Jalur Nasional
5 Pembinaan Mahasiswa Afirmasi
a. Melihat rekap data akademik mhs Afirmasi
b. Pemanggilan mhs Afirmasi bagi yang nilainya kurang dari persyaratan
c. Pembinaan mhs Afirmasi bagi yang nilainya kurang dari persyaratan
d. apabila tidak ada jalan keluar, mhs afirmasi disarankan untuk mengambil jurusan yang lebih mudah
e. Laporan nilai mahasiswa Afirmasi ke Dikti
6 Penerimaan Kunjungan SMA/Instansi ke UB
a. Menerima proposal/surat permintaan kunjungan dari instansi yang bersangkutan
b. Konfirmasi kesediaan tempat dan acara yang ada di UB
c. Membalas surat kunjungan (diterima/ditolak)
d. Menerima kunjungan SMA/instansi yang diterima
e. Pemberian materi
7 Pameran&Sosialisasi Pendidikan ke daerah&SMA
a. Menerima surat tawaran pameran/sosialisasi pendidikan
b. Konfirmasi kesediaan datang/tidak
c. Apabila Datang, menyiapkan surat tugas
d. Menyiapkan SPPD
e. Mempersiapkan souvenir, brosur, dll
f. Melaksanakan kegiatan
g. Pelaporan Kegiatan dan SPPD
8 Evaluasi SNMTPN
a. Rekap data SNMPTN
b. Membuat laporan SNMPTN
c. Melaksanan Evaluasi SNMTPN
9 Pengelolaan PDPT
a. Mempersiapkan software untuk monitoring
b. Install software
c. Monitoring pelaporan operator fakultas melalui uploader
10 Pelaporan PDPT oleh Operator Fakultas
a. Koordinasi pertemuan dengan operator dan pengelola PDPT dari UB
b. Koordinasi ketentuan2 dari DIKTI mengenai PDPT
c. Koordinasi kegiatan pelaporan PDPT tahunan
d. Persiapkan data dari siakad untuk di import ke uploader
11 Pengusulan Program Studi Baru
a. Pembuatan surat pengantar pengajuan PS Baru ke Dikti
b. Pemeriksaan dokumen2 pendukung
c. Dokumentasikan status dan histori pengajuan
d. Tindak lanjut ke Jakarta dan lobbying sehubungan dengan PS yang belum mendapat pertimbangan
e. Melaporkan perkembangan PS baru dengan fakultas yang bersangkutan
12 Perpanjangan Ijin Program Studi
a. Cetak surat perpanjangan dari website evaluasi dikti
b. Proses surat yang di tanda tangani rektor
c. Distribusikan surat ke fakultas dan PS yang bersangkutan
d. Pengiriman surat ke Dikti
13 Pengajuan Borang Akreditasi
a. Monitoring batas kadaluarsa akreditasi
b. Mengirim surat pemberitahuan pengajuan akreditasi ke fakultas tiap tahun
c. Pembuatan surat pengantar dan cek kelengkapan borang yang diajukan
d. Mengantar borang ke BAN-PT Jakarta
e. Dokuementasikan status dan nilai akreditasi
f. Koordinasi dengan PJM mengenai data akreditasi
14 Monev usulan ke Dikti Program Studi
Dokumentasikan seluruh prodi yang ada di UB maupun yang sedang diajukan beserta status akreditasinya
15 Workshop Dikti tentang PDPT
a. Menerima undangna dari Dikti untuk mengikuti workshop
b. Persiapkan surat tugas dan sppd
c. laporkan hasil kegiatan
16 Visitasi Pengajuan Prodi Baru
a. Koordinasi dengan tim Dikti untuk mempercepat tindak lanjut pemrosesan PS baru
b. Mengundang tim dikti untuk memberi pengarahan
c. Mengundang Kajur dari prodi baru yang bersangkutan
d. Melaksanakan workshop visitasi dengan Dikti dan Kajur
17 Workshop Kalender Akademik
a. Rapat dengan PD I mengenai jadwal
b. Menentukan Kalender Akademik
c. Pengiriman Kalender Akademik ke Fakultas
d. Upload kalender akademik di web
18 Workshop Penyusunan Buku Pedoman Pendidikan
a. Koordinasi dengan PD I dan Ketua lembaga di ling.UB
b. Melaksanakan workshop kegiatan penyusunan BP Pendidikan
c. Merumuskan Buku Pedoman Pendidikan
d. Finaslisasi Buku Pedoman Pendidikan
e. Distribusi Buku Pedoman Pendidikan Universitas
19 Pemrosesan Mutasi Mahasiswa
a. Mahasiswa Cuti Akademik
a. Mengajukan surat cuti akademik dan alasan
b. Proses surat dan permintaan persetujuan ke PR I
c. Pengurusan pembayaran spp ke bagian keuangan
d. Pengiriman surat cuti akademik
b. Mengundurkan diri / pindah fakultas
a. Mengajukan surat pengunduran diri/fakultas
b. Proses surat dan permintaan persetujuan ke PR I
c. Pengurusan pembayaran spp ke bagian keuangan
d. Pengiriman surat mengunduran diri/pindah fakultas
e. Proses Transkrip Akademik di Fakultas
c. Mahasiswa Drop Out
20 Proses Ijasah
a. Peminjaman Ijasah
a. Mahasiswa mendaftar wisuda ke fakultas
b. Fakultas memberikan blanko untuk penyetakan ijasah
c. Ijasah dikembalikan ke fakultas untuk di ttd Dekan
d. Ijasah dikembalikan ke pusat untuk di ttd Rektor
e. Mhs membuat surat pernyataan dan peminjaman ijasah
f. Mhs mentransfer uang ke rekening rektor guna sebagai jaminan
g. Mhs memberikan surat dan persyaratan ke bag. Akademik
h. Mhs mengembalikan ijasah dan mengambil uang di BAKP
b. Keterangan kehilangan ijasah
21 Workshop penulisan karya ilmiah/jurnal
22 Daftar Ulang Mahasiswa Lama
23 Proses KTA
24 Penyamaan bentuk ijasah&transkrip dalam bahasa Inggris
25 Rekonsiliasi data akademik (Evaluasi studi mhs)
26 Pembimbingan Penulisan Karya Ilmiah&Jurnal Ilmiah yang disesuaikan dengan standart
27 Workshop peraturan pembuatan transkrip mhs SAP
28 Studi Banding BAAK ke UI dan Unpad
29 Monev ke Kampus UB Lainya
30 Wisuda
31 Pengukuhan Guru Besar
32 Pembuatan laporan mhs yang menerima bea.berprestasi akademik
33 Pembuatan SOP Bidang Akademik
34 Perancangan Program Kerja PD I 2014
35 Perancangan Program Kerja BAAK 2014
36 Workshop Mekanisme dan Monitoring Agar Mahasiswa S1 Lulus Tepat Waktu (4 tahun)
37 Promosi program pasca (wacana bagaimana caranya?)
38 Lokakarya kurikulum
39 Evaluasi dan pengembangan sistem pelaporan PDPT
40 Evaluasi dan pengembangan sistem Siuda
41 Evaluasi dan pengembangan Selma
42 Pelaksanaan rapat terbuka senat dalam rangka dies natalis UB
43 Monev evaluasi pelaksanaan program kerja bidang akademik&kerjasama untuk penyamaan persepsi&mekanisme pelaksanaan keg.Akademik di semua fakultas
44 Pembuatan SOP (mutasi mhs)
47 Evaluasi SOP bidang akademik yang sudah ada di pusat&fakultas
48 Rapat Kerja Perencanaan Kegiatan Akademik Tahun Berikutnya